受付システムとは？
受付システムとは、主にオフィスのエントランスに設置した端末から来訪者の受付ができるシステムです。来訪者は専用端末やタブレットを操作して受付手続きを済ませ、オフィスには来訪の通知が届きます。
これまで従業員が行っていた来訪者の対応や案内、取次などを自動化し、受付を無人化することもできます。
受付システムの主な機能
- 受付：来訪者の受付をする機能。受付番号や受け付け用のQRコードを発行するシステムも。
- 通知：担当者に来客を通知する機能。ビジネスチャットやSMSなどに通知を出せる。
- 通話：受付から担当者に内線通話できる機能。
- 予約の受付・管理：来社のアポイントを受け付け、管理できる機能。来客が多い企業や飛び込み営業の対応をしたくない場合に便利。
- 来訪者の案内：受付用の端末から来訪者を案内する機能。どの会議室に行けばいいのかなどを表示できる。
- 情報管理：来訪者の情報を管理したり、傾向を分析したりする機能。来客が多い企業にとって便利。
- システム連携：会議室管理システムや入退室管理システム、セキュリティゲートなどとの連携。
受付システムの導入メリット
受付システムを導入する主なメリットを3つ紹介します。
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受付の無人化：
受付システムを導入することで、従業員が担当していた受付業務を自動化できます。エントランスに受付担当者を配置する必要もなくなります。これにより、受付業務に割いていた人員や工数をカットし、人件費を削減できるでしょう。また、受付の無人化は非対面・非接触の対応にも効果的で、来訪者の安心感にもつながります。 -
受付回りの業務効率化：
受付システムは受付を無人化するだけでなく、手続きや取次、案内などの業務も自動化できます。専用端末やタブレットの操作だけで受付が完結するシステムも多く、このようなシステムを導入すれば、内線対応も減らせるでしょう。従業員は受付回りの業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 -
受付回りのミス防止：
受付システムの中には来社のアポイントを管理したり、事前に受付用の番号やQRコードを通知したりできるものもあります。このようなシステムを活用すれば、アポイントの登録や事前通知の漏れを防ぎやすくなります。受付回りのミスは来訪者に不信感を与え、自社のイメージを損なってしまうでしょう。受付業務の自動化により、人的ミスを防ぎやすくなるのも大きなメリットです。
受付システムの選び方
受付システムにはさまざまなものがあり、それぞれ機能も受付に使うデバイスも異なります。自社に合った受付システムを選ぶための5つのポイントを紹介します。
受付方法：
来訪者の受付・チェックインの方法を確認しましょう。受付は専用端末やタブレットの操作だけで完結するのか、内線で担当者に呼び出すのかで、受付にかかる工数は大きく変わります。受付用の番号やQRコードを事前に送付できるシステムなら、エントランスでの手続きがより簡略になり、来訪者にとっての利便性を高められるでしょう。
通知方法：
来客をどのような方法で知らせるのかも重要です。ビジネスチャット、メール、電話などの通知方法にはそれぞれメリット・デメリットがあります。自社の状況に合わせて適切な通知方法を選びましょう。
付帯機能：
受付システムにはさまざまな機能があります。自社の来客数や課題を踏まえて、「どんな機能があったら便利か」を考えて選びましょう。
使用するデバイス：
専用端末を使うのか、タブレットを受付に使えるのかもチェックしましょう。導入コストを抑えたい場合は、社内で余っているタブレットを受付用に使えるものがおすすめです。
他システムとの連携：
自社の規模や課題を踏まえ、他システムとの連携をチェックしましょう。会議室管理システムや入退室管理システム、セキュリティゲートなどと連携できるシステムが便利な場合もあります。
【目的・規模別】受付システムのおすすめ3選
受付システムは導入目的や解決したい課題、施設や来客数の規模などにより選ぶべきものが変わってきます。受付システムのおすすめ3選を、目的・規模別に紹介します。
【手軽に導入したいなら】RECEPTIONIST
受付システムをとりあえず導入してみたい企業におすすめなのが「RECEPTIONIST」です。年間200万人が利用するクラウド受付システムで、口コミサイトでは17期連続で最高位を受賞しています。
RECEPTIONISTはタブレットをそのまま受付用デバイスにできます。iPad1台で受付を無人化できるため、エントランスが手狭な企業、内装をスッキリさせたい企業にもおすすめです。
メールやビジネスチャット、スマホアプリ、携帯電話への着信などで来客通知を出せます。対応したビジネスチャットは10種以上。担当者の携帯電話に通知を出すこともできるため、離席の多い従業員でも安心です。
スケジュール調整やボタンのカスタマイズ、入館規約の同意など、付帯機能も充実しています。
RECEPTIONIST 公式サイト https://receptionist.jp/
【業務効率化を重視するなら】WorkstyleOS
受付回りの業務の効率化・自動化を重視するなら、「WorkstyleOS」がおすすめです。
受付管理だけでなく、座席予約や会議室予約、従業員のステータス共有などのさまざまな機能を搭載しています。特にフリーアドレスのオフィスにとって使いやすいシステムでしょう。
受付関連では期間中何度でも使える入館用QRコードの発行、ログの記録、アポイントと会議室予約の管理などの機能があります。入館ゲートと連携し、解錠を自動化することもできます。
FaceTimeや内線電話などでの通話も可能です。
WorkstyleOS 公式サイト https://www.workstyleos.com/
【大規模施設での導入には】moreReception
来客数が多い企業や多言語対応のシステムを探している企業には、「moreReception」がおすすめです。
moreReceptionの専用端末には電話機が付いています。画面操作による受付はもちろん、内線による受付・対応も可能です。
端末から入館カードやチケットを発行することもでき、入退館状況の確認や、セキュリティゲートの通過などに活用できます。
来訪者の情報や入退室履歴を詳しく管理できるため、セキュリティが気になる企業にもおすすめです。
moreReception 公式サイト https://fsi.co.jp/solution/morereception/
自社に合った受付システムを導入し、重要業務に集中できる環境を
受付システムにはシンプルなものから付帯機能の充実したものまで、さまざまなものがあります。タブレットをそのまま受付に使えるもの、内線付きの専用端末があるものなど、受付用のデバイスもシステムごとに異なります。
自社の来客数や規模、課題に合ったシステムを選ぶことで、受付業務の効率化や業務に集中できるオフィスづくりができるでしょう。
まずは自社の課題を明確にし、必要な機能を洗い出してみてください。課題や機能を軸に導入候補をピックアップしたら、資料請求や問い合わせをして、自社にピッタリのシステムを絞り込んでいきましょう。
