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内線電話・外線電話の両方の役割を果たし、社内の業務効率化につながるビジネスフォン。ビジネスシーン以外ではあまり見かけないため、その多機能性や便利さを知らない方も多いのではないでしょうか？

本記事では、ビジネスフォンの概要や導入メリット、基本的な使い方を初心者向けにまとめました。業務効率化に興味がある方は、ぜひ最後まで参考にしてください。

そもそもビジネスフォンとは？

ビジネスフォンは、複数の内線・外線を社内で共有できる通話機器です。オフィスワークで使用することを想定し、保留や転送などさまざまな機能が搭載されています。

最大の特徴は複数のチャンネルを使用できる点です。社内での情報共有はもちろん、複数の顧客にも同時対応できるため、業務効率化に役立つ機器として幅広い企業で導入されています。

ビジネスフォンと一般電話機の違い

ビジネスフォンの特徴をつかむために、一般電話機との違いも押さえておきましょう。

アナログ回線を使用する一般電話機では、一つの番号につき一つのチャンネルしか使用できません。そのため、1人の従業員が電話を使用している場合は、顧客への電話対応ができなくなってしまいます。

一方で、ビジネスフォンは光回線やIP回線で接続するため、常に複数の従業員が電話を使用できます。

回線の種類による業務環境の違い

ビジネスフォンの接続に使う回線は、企業によって異なります。それぞれどのような特徴があるのか、回線による業務環境の違いについても紹介します。

安定性の面ではISDN回線やアナログ回線が優れているものの、これらの回線は通話料金がやや高く、1度に使えるチャンネル数も少ない特徴があります。一方で、光回線・IP回線は複数のチャンネル使用に加えて、安い通話料金での利用が可能であるため、業務効率化やコスト削減に役立ちます。

オフィスにビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンを導入すると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、経営者が特に押さえたい3つのメリットを紹介します。

複数の顧客・クライアントに同時対応できる

光回線やIP回線でビジネスフォンを使用する場合は、複数の顧客・クライアントへの同時対応が可能になります。チャンネル数は機種によりますが、中小オフィス向けでも8～24チャンネルが用意されています。

なお、ビジネスフォンにおける最適なチャンネル数は、従業員数の3分の1程度と言われています。チャンネル数はこだわりたいポイントですが、多すぎるとコストの無駄につながるので注意しましょう。

相手の待ち時間を短縮できる

ほとんどのビジネスフォンには、通話を別の電話機に切り替える「保留転送機能」が備わっています。この機能を使用すれば、全てのスタッフが最寄りの機器から対応できるため、通話相手の待ち時間を減らせます。

待ち時間はストレスにつながるものであり、あまりにも長いとビジネスチャンスを失ったり、クレーム・苦情が発生したりといった弊害が生じます。企業イメージにも影響が及ぶため、待ち時間を減らせる点は想像以上に大きいメリットです。

社内のコミュニケーションが円滑になる

中小オフィス向けのビジネスフォンは、10～50の内線電話に対応しています。社内に設置したどの電話機にも内線通話をかけられるので、ビジネスフォンはコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。

ちなみに、内線は公共の電話網を使用しないため、外線のような通話料はかかりません。発生するコストは電気代のみなので、低コストでコミュニケーションを取れる点も魅力になります。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンは便利な機器ですが、不慣れな従業員が多いとかえって作業効率が下がってしまいます。そこで以下では、ビジネスフォンの基本的な使い方を「外線・内線・保留転送」に分けてまとめました。

なお、ビジネスフォンは機種によって仕様が異なるため、あくまで参考程度に留めてください。

外線電話をかけるとき・受け取るとき

ビジネスフォンの接続チャンネルは、機器上のボタンに表示されています。「外線1」「外線2」のようなボタンが備わっており、点灯・点滅しているチャンネルは使用中または着信中の状態になります。

自社から外部に電話をかける際には、ランプが点灯・点滅していないチャンネルを選択し、通常と同じように電話番号を入力しましょう。外部から着信が届いている場合は、受話器を取ってから点灯・点滅しているボタンを押すと通話できる状態になります。

内線電話をかけるとき・受け取るとき

内線電話についても、各チャンネルに対応したボタンが機器に備わっています。内線をつなげたいボタン（チャンネル）を押すと、対応する機器に着信音が流れ、受話器が取られた後に通話が開始される仕組みになっています。

なお、外線と内線とでは着信音が異なるため、電話の取り違いを心配する必要はありません。

保留転送をするとき

保留転送をする場合は、機器に備わっている保留ボタンを押します。その後、転送したい内線ボタンを押すと、すぐに別担当者の機器へとチャンネルが切り替えられます（※保留転送中はBGMが流れる）。

通話を転送された側が、受話器を取ってから点灯・点滅している外線ボタンを押すと、顧客・クライアントとの通話が再開されます。

ビジネスフォンは大幅なコストカットにもつながる

ビジネスフォンは、オフィスの業務効率化につながる便利な機器です。搭載機能をうまく使いこなせば、人件費やコミュニケーションコストも削減できます。

最近ではさまざまな機種が登場しているので、各製品の機能をしっかりと比較した上で、自社にぴったりなビジネスフォンを探してみましょう。