複合機を導入する3つのメリット！プリンターとの違いや便利機能まで徹底解説

ペーパーレス化が進む昨今でも、印刷やコピーが必要になるビジネスシーンは多くあります。最近では多機能な製品も登場していることから、複合機やプリンターの導入を考えている経営者も多いでしょう。

ここでは、複合機とプリンターの違いをはじめ、複合機のメリットや便利な機能について解説します。製品選びにも役立つ知識なので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

複合機とプリンターの違い

複合機とは、「コピー」「プリント」「スキャン」「FAX」の4機能が備わった機器を指します。主に印刷用として使用されていますが、一般的なプリンターとは以下のような違いがあります。

（※印刷速度や価格帯は製品ごとに異なるため、あくまで目安値）

最近ではコピー機能・スキャン機能がついたプリンターも見られますが、FAXを使用できる製品はほとんど見られません。また、アプリ連携などの細かいものを含めると、全体としては複合機のほうが高い機能性を備えています。

ここからは、企業が複合機を導入するメリットについて解説します。以下の点に魅力を感じる場合は、前向きに導入を検討してみましょう。

複合機を購入する場合は、プリンターやスキャナー、FAXなどを別途購入する必要がありません。1台だけでさまざまな役割を果たすので、複合機はオフィススペースの節約に役立ちます。

複合機の設置によってスペースが余るようであれば、賃料が安いオフィスへの引っ越しも選択肢になるでしょう。

最新の複合機にはアプリとの連携機能が備わっており、社外から印刷できるものや、スキャンしたデータをクラウド上で管理できるものがあります。ペーパーレス化やモバイルワークに関連する機能が充実しているため、複合機は業務効率化を図る企業にもぴったりです。

ただし、機種によって搭載機能には違いがあるため、購入前・リース契約前にはしっかりと確認しておきましょう。

複合機をリースによって取得する場合は、メーカーからトナーを購入する「トナー方式」か、月々の最低基本料金が設定された「カウンター方式」を選ぶことになります。

契約の種類（保守サービス）	主な特徴
トナー方式（キット方式）	・トナーを使っている間は保守を受けられる・トナーが切れたら購入が必要・リサイクルトナーの使用時には保守を受けられない
カウンター方式	・「印刷枚数×契約単価」のカウンター料金を支払う・カウンター料金の中に、保守サービス料金も含まれている・トナーの管理が不要

カウンター方式は最低基本料金がかかるものの、料金の中に部品代やトナー代、技術スタッフの派遣代などが含まれています。つまり、維持費やメンテナンス費が別途発生しないため、ランニングコストを抑えたい方にはカウンター方式がおすすめです。

また、最近では多くの機種に省エネモードが搭載されているので、複合機は光熱費の削減にも役立ちます。

最近では複合機も進化しており、特に最新機種ではさまざまな機能が搭載されています。ここからは、オフィスワークの多い企業が使いこなしたい3つの便利機能について解説します。

アプリ機能が備わった複合機では、従業員のスマートフォンと機器を連携させることが可能です。どのようなシーンで役立つのか、以下ではアプリ連携機能の一例を紹介しましょう。

○複合機のアプリ連携機能でできること（例）
・クラウド上でのデータ管理
・スマートフォンへのデータ取り込み
・スマートフォンで撮影した写真の印刷
・印刷やシャットダウンなどの遠隔操作

なお、利用できる機能はスマートフォンの機種によって異なるため、購入前には対応機種まで確認しておくことが大切です。

プリンターにもカスタム機能は備わっていますが、複合機ではさらに一段上のカスタム設定が可能です。印刷メニューに加えて、スキャンやデータ送信もカスタムできるため、例えば「原稿の両面をスキャンし、ファイル変換をしてから送信」といった作業も自動化できます。

日常の業務をカスタム化しておけば、業務のムダを大きく省けるでしょう。

フィニッシャー機能とは、複数枚の印刷物を中とじしてくれる機能のこと。簡単に言えば、印刷物がひとつの冊子として出力されるため、会社案内や会議用資料の作成を大幅にスピードアップできます。

なお、似た機能として「製本印刷」と呼ばれるものもありますが、こちらの機能では中とじを手作業で行う必要があります。

一つの機器でさまざまな業務を効率化させたい場合は、複合機の導入がおすすめです。ただし、複合機にも多くの機種・モデルがあり、製品によって使いやすさは異なります。

実際に使用するシーンを想定しながら、必要な機能やサイズを慎重に判断しましょう。